実印と認印

会社は、その設立時に必ず実印を登記所（法務局）に登録しなければなりません。
実印は会社の代表者１名につき１つしか登録できません。
例えば、会社の代表者が１名の場合、会社の実印は一つです。
これらの実印以外のはんこはすべて、認印ということになります。

会社の印鑑の種類

実印を含め会社で使われるはんこは、そこに刻まれる名義により、大きく「職印」と「組織印」とに分けることができます。
「職印」とは、ある職にいる者の職務上用いられる、その職名を刻んだ印をいいます。
会長印、社長印、部長印、支社長印などがその例です。
「組織印」とは、ある組織の業務上用いられる、その組織名を刻んだ印をいいます。
社印、事業部印、支社印などがその例です。

これ以外にも、その用途によって次のような種類にわけられます。

1. 取引銀行への届出のはんこである「銀行印」
2. 契約書に押印されるはんこである「契約印」
3. 発注書や請書に押印されるはんこである「発注印・受注印」
4. 請求書や領収書に押印されるはんこである「請求印・領収印」
5. 契約書の正本と副本、原本と写しなど２枚の書類が１枚だった証として、両方にまたがって押印されるはんこである「割印」

と言ったものです。

会社にたくさんの印鑑が必要なわけ

会社のはんこが、例えば「実印」１つしかないとすると、とても不便です。
我が国は、はんこ文化の国であり、契約書に限らず、およそ公的な性格を持った文書には、はんこを押すことが慣行になっています。
とりわけ、官公庁に提出する文書には、たとえ三文判であっても、はんこを押すことが義務付けられていたりもします。

一方、会社は、その義務遂行の過程で、日常的に大量の文書を作成します。
これらの文書の作成を一つのはんこでまかなうことは物理的に不可能です。
その使用頻度によっては、複数の部署や業務にまたがって一つのはんこを共有することが処理の遅滞を招くこともあります。
名義や用途によってはんこを使い分けることで、文書に関する責任の所在が曖昧になることを避けることができます。
必然的に、会社はその業務を円滑に遂行するために多数のはんこを必要とするのです。

まとめ

会社で使われるはんこには、実印とそれ以外の認印があります。
会社は、その業務遂行の過程ではんこを必要とする大量の文書を作成します。
そのため、会社のはんこにも、その用途に応じて、銀行印、契約印、発注印・受注印、請求印・領収印、割印など、様々な種類があります。
また、職名まで刻んだもの（職印）のほか、組織名を刻むだけのもの（組織印）もあります。

内容証明郵便とは

内容証明郵便は、書面に記載された内容が、いつ、誰から誰に対して発送されたということを郵便局の「郵便認証司」に証明してもらう時に使用します。
内容証明郵便で受け付けられた旨の証明文言に付された郵便局の受付印が、確定日付となります。
また、内容証明郵便は、その書面がいつ相手方に送達されたかを証明してもらうために、「配達証明付き」郵便として依頼することが一般的です。
これらは、期限の利益を喪失させる通知書として、また、時効の完成を一時遅らせるための催告の手段として、さらには、債権譲渡における対抗要件具備の目的で利用されることが一般的です。
しかし、内容証明郵便は、その内容の文書がその日に存在していたことを証明するものであって、記載内容が真実・真正なものであることまで証明するものではありません。

はんこ（印鑑）は必要？

内容証明郵便では、謄本となる文書について、字数と行数の制限があるほか、紙の大きさ、記載用具については制限がありません。
また、コピーも認められています。
したがって、市販の内容証明用紙のほか、プリントしたワープロ文書でも構いません。

例　字数・行数の制限
縦書きの場合：1行20字以内、1枚26行以内
横書きの場合：1行20字以内、1枚26行以内
1行13字以内、1枚40行以内
1行26字以内、1枚20行以内

また、内容文書に差出人の住所・氏名、受取人の住所・氏名を記載する必要がありますが、後で述べる場合以外には押印についての規定はありません。

記名押印が必要な場合

証明してもらう内容文書について、訂正・補充・削除がある場合は、その字数及び箇所を欄外または末尾の余白に記載し、差出人のはんこを押印する必要があります。
また、謄本の枚数が2枚以上に渡る時は、そのつづり目に押印するはんこは、原則として封筒に記載された差出人のはんこに変えて、「契印」等つづり目を明確に示すことができるはんこを用いることもできます。
また、謄本の枚数が2枚以上に渡る時は、そのつづり目に「契印」が必要です。
謄本のつづり目に押印するはんこは、原則として封筒に記載された差出人のはんことなります。
しかし、差出人が1名のみの場合では、差出人のはんこに変えて、「契印」等つづり目を明確に示すことができるはんこを用いることもできます。
相手方に送付される文書、郵便局に保管される謄本、証拠として差出人が保管する謄本のそれぞれに同様に行います。

まとめ

証明される文書（謄本）が複数枚に渡る場合は、「契印」として差出人のはんこが必要です。
また、謄本（とうほん）や内容文書の訂正・補充・削除があるときには、その字数及び箇所を欄外または末尾の余白に記載し、差出人のはんこを押す必要があります。

委任状

委任状とは、代理人が本人に代わって一定の法律行為、または事実行為を行う権限を委任したことを証明する書面です。
委任状が必要なケースは様々ですが、代理人として弁護士及び弁護士法人、司法書士及び司法書士法人に委任するケースが多いと思われます。
また、利用されるケースとしては、以下があります。

1. 登記申請に関して、登記義務者が司法書士等に交付する場合
2. 訴訟関係業務に関し弁護士等、司法書士等に交付する場合
3. 登記事項や行政関係書類の交付を受けるために親族等に渡す場合

押印は必要か

委任行為は、特に様式が定められていません。
その為、口頭でも行うことができます。
つまり、誰にどのような権限を与えて、自分の代わりに行動してもらうかを相手方に告げた場合、相手方は、代理人を本人と同様に扱って契約や事実行為を行うことができます。
しかし、口頭では、あとで不都合な事態が生じた場合に、そのような権限を代理人に与えたことはなかったとして、代理人の権限をめぐる紛争が考えられる為、取引の安全性を欠く恐れがあります。
したがって、書面で代理人に委任する内容を明確にするために、委任状が作成されるのです。
委任状には、署名があれば押印は不要ですが、記名の場合は押印が必要です。
印は、認印でも、実印でも効力に差はありません。

実印は必要か

実印の使用を委任状に求めるケースでは、実印であることを確認するために、印鑑登録証明書（印鑑証明書）を添付する事になります。
実印と印鑑登録証明書が必要な委任状には、先に上げた不動産の所有権移転、抵当権設定などの登記を登記義務者として行うケースで司法書士等に委任する場合、商業登記について司法書士等に委任する場合があります。
登記簿には、公示機能がありますので、本人特定や意思確認を兼ねて正確を期するためです。
また、公正証書を作成する場合の委任状のように、債務名義となったり、重要な事実を記録する場合には、正確を期すため実印を押した委任状と印鑑登録証明書（印鑑証明書）が必要となります。

まとめ

登記のためなど委任状の種類により、実印の使用および印鑑登録証明書の添付が必要な場合があります。
しかし、原則は、本人が委任したことを証明できるものであれば、実印でなくても有効です。

不動産取引と登記について

土地や建物は、一般の動産のようにその所有者がいつも占有している状態とは限りません。
その為、所有者については不動産登記に所有権の登記を行う公示制度があります。
動産の場合は、所有者から新所有者への引き渡しにより、新所有者は動産に関する権利を取得し、第三者に対してもその権利を主張できます。
しかし、不動産の場合は、引き渡しを受けても所有権移転の登記をしないと、第三者に対して所有権を対抗することはできません。

所有権移転登記とは

所有権移転の登記は、旧所有者を登記義務者、新所有者を登記権利者として、不動産の所在地を管轄する法務局（支局）の登記官に対する申請の方法により行います。
なお、登記権利者とは、登記をすることにより、登記上、直接に利益を受ける人（買い主）のこと、登記義務者とは、直接に不利益を受ける人（売り主）のことです。

登記の申請には、登記義務者の実印および印鑑登録証明書（法人の場合は印鑑証明書）の添付が必要とされます。
また、登記義務者が本人で登記を行わず、司法書士等の代理人により登記申請を行う場合は、代理人に登記申請を委任した旨の委任状が必要となりますが、その場合、委任状には実印を押し、印鑑登録証明書（印鑑証明書）を添付します。
この場合、司法書士等は、現所有者自信の売買及び所有権移転登記申請の意思確認とともに、犯罪収益移転防止法４条１項１号に基づく本人特定事項（自然人については氏名・住居及び生年月日、法人については名称・本店または事務所の所有地）の確認を行う必要があります。

不動産売買契約書

不動産売買契約書への押印については、法的な規制は存在しません。
しかし、不動産取引は高額な取引となる場合が多く、慎重に本人の売買意志を確認しないと、なりすましによる架空の売買取引に巻き込まれるなど、無権限の売買が行われたりする恐れがあります。
不動産売買契約書、登記申請書または委任状に現所有者の印鑑登録された実印が押されていれば、現所有者の売買意思の推認がされますし、買い主の印鑑登録証明書（印鑑証明書）により、買い主の本人特定事項の確認ができます。
したがって、実務では、不動産売買契約書への実印の押印が求められています。

まとめ

不動産売買は、高額な取引であり、権利の移転には登記が必要です。
登記の申請は、司法書士等の専門家に依頼するのが一般的ですが、本人の権利による取引であることを明確にするため、登記申請にかかる委任状とともに、不動産売買契約書にも実印を押す実務が定着しています。

契約の成立とは

売買契約などの契約は、原則として契約の申込とその承諾により成立します。
つまり、売買契約は、買いたい人の申込に対して、売る人がその申込を承諾するか、あるいは、売る人の売りますという申込に対して、買い主が買いましょうと承諾して、双方の売買の意志が合致した時に成立します。

契約書の作成は必ず必要というわけではありません。
スーパーでの買い物の場合のように、内容が明確で、商品の受け渡しがすぐに行われ、あとから確認することがない場合には、契約書を作成するようなことはありません。

なぜ書面が必要なのか

売買契約はスーパーで商品を購入する時のように、契約が成立してすぐに代金の支払と引渡し等が終わる物ばかりではありません。

売買契約の商品等の目的物の引き渡しが後で、代金の支払が先になる場合、商品が分割して引き渡される場合、引き渡しに対抗要件が必要な場合など、商品の引き渡しを受ける側からすると、確実に引き渡しが行われるかどうか不安定になります。
また、商品は先に引き渡されるが、代金の支払があとになる場合や、代金が分割払いになる場合などには、その支払い期限日や金額が明確で無いとあとで紛争が生じる可能性があります。
したがって、売買契約に関してどんな商品をどのくらい、いつまでに、どのような方法で商品等を引き渡すか、代金の支払い時期、金額、違反した時の対応などを明確に定めておくことが必要です。
そして、これらを書面に記録することで、時間の経過とともに不明確になることを防止することができます。

なぜ、署名（記名押印）が必要か

約束の内容を書面にしても、そのままでは誰が作成したのか、誰と誰との間の約束かが明らかではありません。
したがって、約束が誰と誰との間のものであって、その約束（契約）が、それぞれ本人の意思に基づいて行われ、契約書とされていることを明らかにするために、契約書に署名（記名押印）を行います。
署名（記名押印）した書面があれば、紛争が生じた時に、契約書が合意の内容を表したものと推定され、判断の基準とされます。
また、売買契約に係る債権が譲渡されたり、当事者が死亡した場合などで、契約当時の事情を知らない物が当事者になって紛争が生じたとしても、署名（記名押印）された契約書があれば、契約内容を元に解決することができます。

まとめ

売買契約書は、契約内容を明らかにして、紛争を予防し、裁判での立証を容易にするために作成されます。
また、その契約が本人の意志によって締結されたことを明確にするため、署名（記名押印）がなされます。

会社等法人の場合の印鑑登録のタイミング

会社等法人の場合、商業登記を申請するタイミングで、あらかじめ使用する印鑑の届け出をしなければならないことになっています。
届け出る場所は、個人の場合は、市区町村役場ですが、会社等法人の場合は、本店の所在地を管轄する登記所に対して設立登記を申請します。
一方、登記申請人となる会社の代表者（代表取締役等）は、あらかじめ印鑑を登記所に提出しなければならないため、設立登記申請書類と一緒に「印鑑届書」を提出します。
この時に提出された印鑑のことを実印あるいは会社実印といいます。
また、印鑑登録した会社の代表者（代表取締役等）が交代した時は、改めて印鑑登録を行う必要があります。

会社実印となる印鑑について

個人の場合と異なり、制限事項はそれほど多くありません。
以下の２つです。

1. 会社実印となる印鑑は、辺の長さ1cmの正方形に収まるもの、または3cmの正方形に収まらないものを使用することができません。
2. 商号に適するものでなければなりません。

上記の大きさに関する基準を満たすものであれば、丸印にかぎらず角印等を実印とすることもできますが、いわゆるシャチハタ印などの浸透印やゴム印と言った変形しやすく照合に適さない印鑑は、実印として登録することができません。
また、印鑑の表現については、個人の場合の各市町村の印鑑条例のような制限はありません。
照合ができさえすれば、以下の様な印鑑であっても届出ることができます。

1. 会社名が一切読み取れない印鑑
2. 会社名がなく個人名のみの印鑑
3. 会社名と異なる会社名が読み取れる印鑑

なお、登記官は、登記所に提出された印鑑と照合すべき登記の申請書等の印鑑が商号に適さない場合には、改印その他相当の措置をとることを求めることができます。

印鑑の提出方法は？

「印鑑届書」により届け出ます。
その印鑑届書には、会社実印のほか、会社の代表者（代表取締役等）の個人実印を押印したうえで、その押印した印鑑の作成後３ヶ月以内の印鑑登録証明書を添付しなければなりません。
なお、会社設立など登記申請と同時に印鑑届書を提出する場合、登記の添付書類として当該印鑑証明書を添付していれば、それを用いることもできます。
登記所に提出した印鑑は、印鑑記録に記録されるほか、印鑑及び印鑑届出事項は、磁気ディスクに記録されます。

まとめ

会社の印鑑（はんこ）の提出は、その会社の設立登記申請と同時に登記所（法務局）に対して「印鑑届書」を提出することにより行います。
この登記所に届けられた印鑑がいわゆる「会社実印」となります。
「印鑑届書」には会社実印のほか、会社代表者の個人実印を押印したうえで、その個人の印について「印鑑登録証明書」（作成後３ヶ月以内のもの）を合わせて提出します。
なお、外国人の場合には、印鑑届出書の署名が本人のものであることを証明する署名証明書またはサイン証明書を添付することになります。

印鑑登録の手続き

印鑑の登録は、各市区町村の印鑑条例の定めることろにより行われます。
原則として、申請者本人が登録するはんこを持参し、市区町村役場の窓口で所定の用紙に必要事項を記入・押印して登録手続きを行います。
申請者本人が出向いて印鑑の登録をした場合、運転免許証などの本人確認資料を提示すれば、ほとんどの場合、その日に登録が完了します。
同時に「印鑑登録証明書」の交付を請求することもできます。
ただし、申請者本人が出向いても、運転免許証などの本人確認資料しなければ、即日印鑑の登録はできません。

代理人による登録の場合には、各印鑑条例では、通常、当日登録はされません。
申請を受けた市区町村長は、本人に登録意思の確認をする必要があるからです。
印鑑登録の申請を受けた市区町村役場の印鑑登録の担当部署は、登録申請人本人に対し、意思確認のための文書で照会します。
登録申請者が、規則で定める一定の期間内に回答書を持参すれば、持参した日に初めて登録されることになります。

印鑑登録にも条件がある？

印鑑登録を行うにも条件があります。

1. 誰でも登録できるのか
   各市区町村の印鑑条例で定める事項では、登録できるのは、住民基本台帳法の規定に基づき、当該市区町村の住民基本台帳に記録されている人とされています。
   しかし、１５歳未満の未成年者や成年被後見人は印鑑登録ができません。
2. １人何個まで登録できるのか
   １個です。
   ２個以上の登録はできません。
3. どのようなはんこでもいいのか
   各市区町村で定める印鑑条例により異なりますが、次のようなはんこは一般に登録ができません。
   ①住民基本台帳に記録されている氏名、氏、名または氏名の一部を組み合わせたもので表していないもの
   （外国人の場合には、通称名も含む）
   ②ゴム印などの変形しやすいもの
   ③職業、資格その他氏名以外の事項を表しているもの
   ④一辺の長さが8mmの正方形に収まるもの、または一辺の長さが25mmの正方形に収まらないもの
   （印影の大きさ制限は市区町村により異なり、例えば神戸市印鑑条例では、「一辺の長さ6mmの正方形に収まるもの」とされている）
   ⑤他のものがすでに登録している印鑑または、他のものがすでに登録しているものにその印影が著しく似ているもの
   ⑥その他市区町村長が、登録が不適当であると指定したもの
   例えば、ニックネームのみのはんこも登録を拒否されることがあります。
   女性で「何某　花」という人が「花子」というはんこを使用したような場合です。
   また、文房具店で売っているような大量生産のはんこも登録できませんが、市区町村によっては受理される場合もあります。
   ただし、安全性に問題がある旨が警告されています。
   以上のように、以前住んでいた場所では印鑑登録できたけれど、引越し先では登録ができないということが起こりえますので 注意が必要です。
   また、登録できない印もあります。
   ・「越後屋」などの屋号
   ・「桂文楽」などの芸名
   ・「図書販売　蔦屋」肩書のあるもの
4. 登録したあとはどうなるか
   印鑑の登録が終了すると、多くの市区町村では、申請人本人あるいは代理人に対し直接、「印鑑登録証」（各市区町村により呼称は変わります）を交付することになります。
   また、ここから先は各市区町村により、自動交付機利用の場合や、住民基本台帳カードとの複合運用の場合があり、多少手続きが異なりますので、窓口で確認するほうが良いでしょう。

まとめ

個人が印鑑の登録を行い場合、住民基本台帳に登録されている市区町村で、印鑑登録の部署に印鑑（はんこ）を届出ることになります。
その手続は、各市区町村の定める印鑑条例に従います。
事前に確認しておき、自ら出向いて申請するのが良いでしょう。

印章・印影・印鑑の違い

印章のことをはんこと呼んでいます。
はんこは正式には「印章」と呼ぶことになっていますが、一般的に「印鑑」という呼び方で使用されています。

なぜ、はんこを押すの？

日本には、昔からはんこを押す習慣があります。
また、法令等による制度もあります。

なぜ習慣があったり、法令による制度があるかというと、物事を行うことの責任の所在を明らかにするためです。

商業登記関係でも、印鑑登録をするための書面に届出印を押印して提出する義務が課せられています。

色々な書類にはんこを押すことは、はんこを押した人がその内容について全責任を負うという意思表示です。
もし、何か契約した場合、あとでトラブルが発生しても、はんこが押してあれば、契約内容に基づいてトラブルを免れることができることもあります。

銀行などの金融機関では、毎日多くのお金の支払事務を行っていますが、はんこを押すことで本人確認をしています。

はんこはあらゆる場面で、確認する手段として使用されています。

押印は慎重に！

書類などにはんこを押すことは、その書類に記載されている内容について当事者がお互いに合意したことを意味します。

市町村役場・区役所へ提出する出生届・婚姻届、税務署へ提出する申告書など、書類にはんこを押すと、記載事項に相違がないことを認め、相違した時には責任を負うことを誓うということです。

原則として、書類等への押印は、当事者がお互いに面前で住所・氏名を自筆で記入しはんこを押す事になっています。

時には、自筆ではなく、住所・氏名が印字された書類などに押印するケースもあります。
この方法でも法的な効果は変わりませんが、証明力が低下する恐れがあります。
仮にトラブルが発生した時に、言い逃れ材料にされる可能性もあるので注意が必要です。

はんこの管理は慎重に！放置はダメ！

はんこ一つで人生が大きく変わってしまうことがあります。
よく聞く話ですが、内容を確認せずに契約書にはんこを押して詐欺にあったり、借用書にはんこを押して借金だらけになったり、はんこをしっかり管理していなかったため、盗難にあっても気付かず、悪用されて被害が大きくなったなど、はんこに関するトラブルはなくなりません。

個人・一般家庭では、書留・宅配便などの受け取り時に使用する受領印、銀行取引で使用する銀行印、市区町村役場・区役所に登録する実印など、使用目的によって色々な印鑑があります。
企業では、契約上必要である代表取締役の実印、銀行取引に必要な銀行印、対外的に必要な会社印があります。

はんこは大切なものであることを認識して、盗難・紛失防止のため、場所を決めて厳重に管理することが大切です。
机の上などに放置することはもってのほかです。

企業では「印鑑管理規定」などを定めて取り扱うことも多いようです。
個人・一般家庭でも同じように、ルールを決めることも必要かもしれませんね。

まとめ

色々な書類に印鑑を押することは、そこに記載されている内容について間違いがないことを認め、全責任を負うことを意味します。
書類の内容を確認せずに、印鑑を押すことはありませんか？
印鑑を押すと書類に記載の内容を認めたことになるので、内容を確認せずに印鑑を押して、あとでトラブルにならないように気をつけましょう。