会社実印の改印手続き

会社等法人の届け出た印鑑、すなわち実印も個人の実印の場合と同じように、経年変化で摩耗したり、一部がかけたり、あるいはその他の理由で印影が不鮮明になってしまうことがあります。
それでは、会社等法人の実印の改印手続きはどのようにするのでしょうか。

会社実印を変えることを「改印」といいます。
改印については商業登記法に「改印した時も同様とする」と規定されています。
すなわち、手続きについては新たに印鑑の提出する場合を定めた商業登記規則の規定に従います。
改印の手続きは、会社の本店を管轄する登記所で行います。
支店を管轄する登記所で行うことはできません。
必要書類等としては、以下のものがあります。

1. 印鑑（改印）届書
2. 新たに届ける印鑑
3. 会社代表者（代表取締役等）の個人実印
4. その個人実印についての市区町村発行の「印鑑登録証明書」

改印関係の手続きについて、紛失も含めて具体的に説明します。
以下は法務省ホームページに掲載されている「商業・法人登記Q＆A」の要旨です。

1. 印鑑及び印鑑カードの両方を紛失した場合の対処方法
   （新たな印鑑がすぐ用意できる場合）
   会社設立時の印鑑届の手続きと同様であり、「印鑑（改印）届出」には新しい会社の印鑑のほか、会社代表者の個人の印鑑で
   市区町村に届け出た印鑑、つまり実印を押印したうえで、その「印鑑登録証明書」（作成後3ヶ月以内のもの）を併せて提出します。
   この「印鑑（改印）届書」には、改印前の会社実印を押印する必要はありません。
2. 印鑑及び印鑑カードの両方を紛失した場合の対処方法
   （新たな印鑑をすぐに用意できない場合）
   印鑑の廃止の届出及び印鑑カードの廃止の届出をします。
3. 印鑑を紛失した（印鑑カードは紛失していない）場合の対処法
   （新たな印鑑をすぐに用意できる場合）
   この場合には当該印鑑の変更（改印）届出をすることになります。
4. 印鑑を紛失した（印鑑カードは紛失していない）場合の対処法
   （新たな印鑑をすぐに用意できない場合）
   印鑑の廃止の届出及び印鑑カードの交付を受けている場合には、同時に印鑑カードの廃止の届出をします。
5. 印鑑カードのみを紛失した場合の対処法
   当該印鑑カードの廃止の届出及び新たな印鑑カードの交付の請求をすることになります。

改印手続きの留意点

改印手続きの際、印鑑届出者である会社代表者（代表取締役等）の登記記録上の住所と市区町村発行の「印鑑証明書」に記載された住所が相違する場合は、会社代表者の住所変更の登記を事前、もしくは同時に申請する必要があります。

まとめ

登記所に届け出た会社等法人の印鑑（はんこ）を変えることは商業登記法に定めるところにより可能です。

はんこが不鮮明になったり、紛失・盗難されたら

個人が印鑑登録したあとのはんこの運命は様々です。
印鑑登録をしたはんこは、重要な契約などの場合に使用されるものです。
その為、認印などと異なり、使用頻度はそれほど多くなく、長い間使用される事が多いです。
それでは、そのようなはんこが一般的に、印鑑登録後どのような推移をたどることがありうるのか考えてみましょう。

基本的には、はんこが物理的には存在するが、経年変化で摩耗したり、一部がかけたり、あるいはその他の理由で印影が不鮮明になってしまい、市区町村から発行された「印鑑登録証明書」と照合ができなくなる場合があります。
また、紛失したり、盗難にあったり、火災で燃えてしまったりして、はんこが物理的にも印鑑登録をした本人の手元に存在しなくなることがあります。
このような場合への対応は、一種の緊急事態の発生であり、個人の危機管理の問題でもあります。

さらに、物理的には存在し、「印鑑登録証明書」との照合にも問題はないけれど、その他の理由により、使用に適さなくなる場合があります。
例えば、氏名の変更等により、印鑑の同一性の判断に問題が生じる状態を抹消する市区町村もあります。
また、一部印影が欠けたりしているものの、照合には問題はありませんが、縁起が悪いなど心理的な理由によってはんこの使用に問題が生じる場合です。
その他、はんこそのものには全く問題はないにもかかわらず、個人的に登録した印鑑を変更したくなることもあるようです。

印鑑の変更手続き

市区町村で定めたそれぞれの印鑑条例を見ると、多少異なる表現を使用していますが、その手続はほぼ同じようなものと考えて良いと思われます。
多くの市区町村では、自発的に印鑑を変える場合以外を統合して「印鑑を亡失した時は・・・」と規定するか、「印鑑を紛失した時は・・・」と定めています。
この手続は、可及的速やかに行う必要があります。

また、自発的に印鑑を変更する場合は、既存の印鑑の登録の廃止と新たな印鑑についての新規登録の組み合わせになりますが「印鑑の登録の廃止を受けようとするものは・・・」というように規定しています。
これらの規定をみると、個人には、原則として各市区町村の定める印鑑条例により制限はあるものの、印鑑を変更する自由があるといえます。
いずれにせよ、各市区町村に、印鑑の新規登録、印鑑の亡失、印鑑の紛失、そして印鑑の登録廃止、それに対応する申請書の様式がそれぞれ備えられています。

なお、多くの市区町村では、同時に新しい印鑑の登録をすることになりますが、新規の印鑑登録とほぼ同様の手続きになっています。
そして、当然の事ながら、新しいはんこを準備する必要があります。
なお、印鑑を登録する時は、予め必要な手続きについて市区町村役場に確認しておいたほうが良いでしょう。

まとめ

印鑑（はんこ）を変えることは可能です。
手続きは、各市区町村で定めた印鑑条例の定めるところによります。

会社の印鑑カード、印鑑証明書の取得方法

会社の「印鑑証明書」を請求するには、登記所が発行する印鑑カードを提出する必要があります。
会社設立登記の完了日以降、会社の本店を管轄する登記所に対して「印鑑カード交付申請書」に会社実印を押印して提出し、交付を受けます。
印鑑カードの交付後、印鑑カードと合わせて印鑑証明書交付申請書を提出することにより、印鑑証明書を取得することができます。
印鑑カード交付申請書および印鑑証明書交付申請書の用紙は、登記所の窓口に備え付けてあります。
また、下記の法務省ホームページからダウンロードすることもできます。

登記事項証明書（商業・法人登記）・印鑑証明書等の交付請求書の様式

なお、印鑑カードの交付手続きは、本店を管轄する登記所でしか行うことができません。
しかし、印鑑カード交付後に「印鑑証明書」を請求する場合は、管轄の登記所はもちろん全国の登記所においても、印鑑カードを提示することにより、印鑑証明書の請求をすることができます。
この点も、個人の印鑑登録証明書取得の場合と異なるところです。

印鑑カードを紛失した場合は

会社の「印鑑証明書」の取得は、会社の代表者本人（もしくは、その代理人）しか請求できません。
しかし、会社の代表者の本人確認や代理人の委任状等を必要としないため、印鑑カードを紛失してしまうと、第三者に、その印鑑カードを使用して「印鑑証明書」を取得される恐れがあります。
印鑑カードを紛失した時は、すぐに当該印鑑カードの廃止手続きをして無効にするとともに、改めて印鑑カードを再発行するための手続きを、会社の本店を管轄する登記所に対して行います。
印鑑カードの廃止手続きの際、手続きのため登記所に実際に出向くもの（会社代表者本人、または代理人）について、本人であることを確認するため、運転免許証等を提示する必要があります。

まとめ

会社の「印鑑証明書」は、会社の代表者本人しか請求することができませんが、代理人による請求は可能です。（委任状等は必要ありません）
この請求には、登記所（法務局）が発行した印鑑カードの提示が必要です。

印鑑登録書（印鑑カード）を提示して請求する

現在は、ほとんどの市区町村で「印鑑登録証明書」の発行がカード形式となっています。
これを、「印鑑登録証」（通称「印鑑カード」）といいます。
印鑑カード方式の場合には、たとえ本人がはんこを持参したとしても、印鑑カードがないと発行を受けることはできません。
逆に、第三者であっても印鑑カードを持参すれば、印鑑登録証明書を取得することができます。

「印鑑登録証明書」が入手可能なカードは、いくつかあります。
専用の印鑑カードによる場合と、まだ少ないのですが、一部の市区町村では、いわゆる住民基本台帳カードによる取得申請も可能です。
また、「印鑑登録証明書」を自動発行機による発行している市区町村は、「印鑑登録証」あるいは住民基本台帳カードのいずれかを識別カードとするか選択させる取扱をしています。

現在では、印鑑登録者本人またはその代理人が、「印鑑登録証明書」の交付を受けようとする時は、印鑑登録証を添えて、書面（印鑑登録証明書交付申請）により、市区町村長に申請をしなければなりません。
最近では、「印鑑登録証明書」の自動交付機が備えられている市区町村が増えてきています。
その場合には、自動交付機の利用に先立ち、使用する暗証番号を当該市区町村役場に登録しておかなければなりません。

代理人による取得方法

個人の印鑑登録証明書は、代理人による取得ができます。
その場合には、各市区町村で備えている印鑑登録証明書交付申請書の窓口に来た人が誰であるか、ということを記載する欄があります。
代理人が本人の「印鑑登録証」を持参し、印鑑登録証明書交付申請書に本人の住所、氏名および生年月日等の必要事項を記入すれば、本人からの委任状は不要です。
多くの市区町村の印鑑条例において、この印鑑カードを所持するものは、印鑑の登録の証明を受ける場合に、印鑑の登録を受けている者またはその代理人と見なしています。

まとめ

個人の場合には、本人及び代理人が取得できます。
「印鑑登録証」を持っていれば、誰でも印鑑登録証明書を取得できるため、紛失した場合は速やかに印鑑登録廃止申請を行いましょう。

会社等法人の場合の印鑑登録のタイミング

会社等法人の場合、商業登記を申請するタイミングで、あらかじめ使用する印鑑の届け出をしなければならないことになっています。
届け出る場所は、個人の場合は、市区町村役場ですが、会社等法人の場合は、本店の所在地を管轄する登記所に対して設立登記を申請します。
一方、登記申請人となる会社の代表者（代表取締役等）は、あらかじめ印鑑を登記所に提出しなければならないため、設立登記申請書類と一緒に「印鑑届書」を提出します。
この時に提出された印鑑のことを実印あるいは会社実印といいます。
また、印鑑登録した会社の代表者（代表取締役等）が交代した時は、改めて印鑑登録を行う必要があります。

会社実印となる印鑑について

個人の場合と異なり、制限事項はそれほど多くありません。
以下の２つです。

1. 会社実印となる印鑑は、辺の長さ1cmの正方形に収まるもの、または3cmの正方形に収まらないものを使用することができません。
2. 商号に適するものでなければなりません。

上記の大きさに関する基準を満たすものであれば、丸印にかぎらず角印等を実印とすることもできますが、いわゆるシャチハタ印などの浸透印やゴム印と言った変形しやすく照合に適さない印鑑は、実印として登録することができません。
また、印鑑の表現については、個人の場合の各市町村の印鑑条例のような制限はありません。
照合ができさえすれば、以下の様な印鑑であっても届出ることができます。

1. 会社名が一切読み取れない印鑑
2. 会社名がなく個人名のみの印鑑
3. 会社名と異なる会社名が読み取れる印鑑

なお、登記官は、登記所に提出された印鑑と照合すべき登記の申請書等の印鑑が商号に適さない場合には、改印その他相当の措置をとることを求めることができます。

印鑑の提出方法は？

「印鑑届書」により届け出ます。
その印鑑届書には、会社実印のほか、会社の代表者（代表取締役等）の個人実印を押印したうえで、その押印した印鑑の作成後３ヶ月以内の印鑑登録証明書を添付しなければなりません。
なお、会社設立など登記申請と同時に印鑑届書を提出する場合、登記の添付書類として当該印鑑証明書を添付していれば、それを用いることもできます。
登記所に提出した印鑑は、印鑑記録に記録されるほか、印鑑及び印鑑届出事項は、磁気ディスクに記録されます。

まとめ

会社の印鑑（はんこ）の提出は、その会社の設立登記申請と同時に登記所（法務局）に対して「印鑑届書」を提出することにより行います。
この登記所に届けられた印鑑がいわゆる「会社実印」となります。
「印鑑届書」には会社実印のほか、会社代表者の個人実印を押印したうえで、その個人の印について「印鑑登録証明書」（作成後３ヶ月以内のもの）を合わせて提出します。
なお、外国人の場合には、印鑑届出書の署名が本人のものであることを証明する署名証明書またはサイン証明書を添付することになります。

印鑑登録の手続き

印鑑の登録は、各市区町村の印鑑条例の定めることろにより行われます。
原則として、申請者本人が登録するはんこを持参し、市区町村役場の窓口で所定の用紙に必要事項を記入・押印して登録手続きを行います。
申請者本人が出向いて印鑑の登録をした場合、運転免許証などの本人確認資料を提示すれば、ほとんどの場合、その日に登録が完了します。
同時に「印鑑登録証明書」の交付を請求することもできます。
ただし、申請者本人が出向いても、運転免許証などの本人確認資料しなければ、即日印鑑の登録はできません。

代理人による登録の場合には、各印鑑条例では、通常、当日登録はされません。
申請を受けた市区町村長は、本人に登録意思の確認をする必要があるからです。
印鑑登録の申請を受けた市区町村役場の印鑑登録の担当部署は、登録申請人本人に対し、意思確認のための文書で照会します。
登録申請者が、規則で定める一定の期間内に回答書を持参すれば、持参した日に初めて登録されることになります。

印鑑登録にも条件がある？

印鑑登録を行うにも条件があります。

1. 誰でも登録できるのか
   各市区町村の印鑑条例で定める事項では、登録できるのは、住民基本台帳法の規定に基づき、当該市区町村の住民基本台帳に記録されている人とされています。
   しかし、１５歳未満の未成年者や成年被後見人は印鑑登録ができません。
2. １人何個まで登録できるのか
   １個です。
   ２個以上の登録はできません。
3. どのようなはんこでもいいのか
   各市区町村で定める印鑑条例により異なりますが、次のようなはんこは一般に登録ができません。
   ①住民基本台帳に記録されている氏名、氏、名または氏名の一部を組み合わせたもので表していないもの
   （外国人の場合には、通称名も含む）
   ②ゴム印などの変形しやすいもの
   ③職業、資格その他氏名以外の事項を表しているもの
   ④一辺の長さが8mmの正方形に収まるもの、または一辺の長さが25mmの正方形に収まらないもの
   （印影の大きさ制限は市区町村により異なり、例えば神戸市印鑑条例では、「一辺の長さ6mmの正方形に収まるもの」とされている）
   ⑤他のものがすでに登録している印鑑または、他のものがすでに登録しているものにその印影が著しく似ているもの
   ⑥その他市区町村長が、登録が不適当であると指定したもの
   例えば、ニックネームのみのはんこも登録を拒否されることがあります。
   女性で「何某　花」という人が「花子」というはんこを使用したような場合です。
   また、文房具店で売っているような大量生産のはんこも登録できませんが、市区町村によっては受理される場合もあります。
   ただし、安全性に問題がある旨が警告されています。
   以上のように、以前住んでいた場所では印鑑登録できたけれど、引越し先では登録ができないということが起こりえますので 注意が必要です。
   また、登録できない印もあります。
   ・「越後屋」などの屋号
   ・「桂文楽」などの芸名
   ・「図書販売　蔦屋」肩書のあるもの
4. 登録したあとはどうなるか
   印鑑の登録が終了すると、多くの市区町村では、申請人本人あるいは代理人に対し直接、「印鑑登録証」（各市区町村により呼称は変わります）を交付することになります。
   また、ここから先は各市区町村により、自動交付機利用の場合や、住民基本台帳カードとの複合運用の場合があり、多少手続きが異なりますので、窓口で確認するほうが良いでしょう。

まとめ

個人が印鑑の登録を行い場合、住民基本台帳に登録されている市区町村で、印鑑登録の部署に印鑑（はんこ）を届出ることになります。
その手続は、各市区町村の定める印鑑条例に従います。
事前に確認しておき、自ら出向いて申請するのが良いでしょう。

印鑑登録と実印の関係

実印は法律上の用語ではありません。
実印は、個人の場合は印鑑登録の際に届出た印鑑、会社等法人の場合は登記所（法務局）に届出た印鑑のことです。
それぞれ、個人の場合は、各市区町村の定める印鑑条例に従って登録された印鑑であり、会社等法人の場合は、商業登記法の定めるところに従って届け出られた印鑑を指します。

以上のように実印とは、その印鑑の押印につき印鑑登録証明書（個人）あるいは印鑑証明書（会社等法人）と照合され、その同一性を確認された印鑑のことをいいます。
すなわち、原則として、はんこが押印された文書等に印鑑登録証明書が添付されていなければなりません。

印鑑登録証明書（印鑑証明書）とは

個人の場合、印鑑を登録したあとに印鑑登録書（印鑑カード）を添えて書面により登録した印鑑について証明書の請求をすることができます。
この登録した印鑑についての証明書のことを「印鑑証明書」あるいは「印鑑登録証明書」といいます。
これは、各自治体の印鑑条例に従い、印影、すなわち印鑑を登録した市区町村役場から発行されます。
名称も、「印鑑登録証明書」ということが多いようです。
また、最近では、「印鑑登録証明書」について専用の端末機を自動交付機として、書面で請求することなく交付を請求できる制度を採用している市区町村もあります。
さらに、住民基本台帳カードとの複合運用をする市区町村も増えてきています。

前述のように、個人の印鑑登録は、その個人が住民基本台帳に登載されている市区町村にしなければなりません。
その「印鑑登録証明書」も登録した市区町村でなければ交付を受けることはできません。
「印鑑登録証明書」には、登録された印影と相違ない旨の認証文のほか、市区町村の定める印鑑条例に従った事項（登録者本人の住所、氏名および生年月日）が記載されます。

法人の場合、「印鑑証明書」は商業登記法の定めに従い登記官が発行します。
その印鑑証明書には、やはり転写された印鑑につき、届け出られた印影に相違ない旨の認証文のほか、商業登記規則で定められる一定の事項（会社等の本店、商号、代表者の職氏名および代表者の生年月日）が記載されています。

なお、印鑑カードの発行を受けていれば、本店所在地の登記所のみならず全国の登記所で「印鑑証明書」の取得が可能です。

「印鑑登録証明書」（印鑑証明書）の有効期間はどれくらい？

基本的に、これらに有効期限はありません。
ただし、会社等法人の場合には、代表者が変わっている場合は、事実上使用できないことになります。
しかし、その「印鑑証明書」の有効期限が切れて無効になったというわけではありません。
不動産登記法やその他の法令で、作成後３ヶ月以内や６ヶ月以内のものでなければならないと定められていることがありますが、その法令の目的に従ってそれぞれ定められているもので、証明書そのものの有効期間ではありません。

どのような場合に実印を押すのか？

個人の場合、法令等により市区町村長に届け出た印鑑でなければならない、と定められている場合です。
また、会社等法人の場合には、法務局に届け出た印鑑でなければならない場合があります。
この場合、その法令において同時に、添付書類としてそれぞれ「印鑑登録証明書」（印鑑証明書）の貼付が要求されており、かつ、発行後一定の期間以内のものでなければならない、と定められている場合もあります。
法令等によって、実印を押すという定めがない場合においても、当事者間の契約で実印を押すよう要求されることがあります。
この場合には、所定の書面にて実印で押印し、更に個人の場合は「印鑑登録証明書」、あるいは会社等法人の場合は「印鑑証明書」を貼付することになります。
また、契約書等に、任意に実印を押すことがあるようですが、いずれにせよ「印鑑証明書」を添付しなければ実印であることが判明しませんので、証明力の点からは他のはんこを使用した場合と同様の効果しかありません。

法令等によって実印を押すことが求められる場合とは

法令等による場合の例をみてみましょう。

①不動産登記を申請する場合
不動産を売買した場合の所有権移転登記や、抵当権等の担保権を設定する場合です。
この場合には、申請人またはその代表者（申請人が会社等法人の場合）が登記申請書または委任状に記名押印をした時は、印鑑に関する証明書を貼付しなければなりません。
しかも、この証明書は、住所地の市区町村長または登記官が作成したものに限られます。
この印鑑に関する証明書が、個人の「印鑑登録証明書」、または、会社等法人の「印鑑証明書」です。
さらに、この印鑑に関する証明書は、作成後３ヶ月以内のものでなければならないとも規定されています。
また、書面申請の場合で、不動産登記法関係の規定またはその他の法令により、申請情報と合わせて提供しなければなりません。
同意または承諾を証する情報を記載した書面に、作成者が記名押印した時は、印鑑に関する証明書を貼付しなければなりません。
しかし、この場合には、作成後何ヶ月以内という制限はありません。
なぜなら規定がないからです。

②遺言書等を作成したり、私文書や定款に認証を受ける場合
遺言書等を作成しようとする時、私文書に認証を受けようとする時、または会社等法人の定款に認証を受けようとするときなどに公証役場に行くことがあると思います。
その際に、公証人から「印鑑登録証明書」（印鑑証明書）を要求されます。
この場合の「印鑑証明書」は、作成後３ヶ月以内のものでなければなりません。

まとめ

印鑑登録証明書は、法令により要求される場合や当事者間で任意に使用されることがあり、それぞれ署名あるいは記名とともに本人確認や意思確認のために使用されます。
全て対象となる文書等に押している印鑑（はんこ）と印鑑登録証明書上の印鑑と照合され、その印鑑の同一性の確認をされることにより効力を発揮します。
なぜなら、印鑑登録証明書は本人のみが取得できるからです。

個人の印鑑登録制度について

個人の場合の印鑑登録とは、住民票のある各市区町が定める印鑑条例の要求に従い印影を提出し、その市区町村の印鑑登録原票にその登録を受けることを言います。
各市区町村役場には印鑑登録の部署があるので、そこで手続きを行います。
その為、住民票のある市区町村から離れて印鑑登録をすることはできません。
また、必要がなければ印鑑を登録しないこともできます。
その意味では、個人は印鑑を登録するかしないかの自由があります。

印鑑登録の根拠となる印鑑条例は、市区町村毎にそれぞれ制定されます。
その為、地域差が多少あります。
印鑑条例を統一する国の法律などは存在しません。
明治時代に、現在と同じ市区町村で定めるようにされており、戦後の地方自治法も、印鑑登録事務に関する権限を市区町村に委譲しています。
すなわち、全国の市区町村で個別に制定されています。

ただし、内容を見ると、ほとんど似たような規定になっています。
その理由は、「印鑑の登録及び証明に関する事務について」という各都道府県総務部長宛ての通知が出ているからです。
これは全国的にある程度、統一的な基本方針を定めておくほうが良い事柄について、指導指針を示しており、各市区町村がそれに従っているからです。
しかし、詳細を見てみると、登録できる印鑑は市区町村により異なることもありますので注意が必要です。

印鑑の登録をしておけば、必要に応じ、印鑑条例に従い印鑑を登録した証明書を請求することができます。
これにも各市区町村の独自性があり、用紙の大きさや偽造を防ぐ透かしにも差があり、発行費用にも地域差があります。

会社等法人の印鑑登録制度について

会社等法人の印鑑の取扱いについては、商業登記法および商業登記規則等で定められています。
そこでは「印鑑の登録」ではなく、「印鑑の提出」と表現されています。
また、全国で一律の取り扱いがなされており、地域差はありません。

会社の印鑑は、個人の印鑑とは多少異なる取り扱いがされるところがあります。
印鑑の提出については、「登記の申請書に押印すべきものは、あらかじめ、その印鑑を登記所に提出しなければならない」と定められています。
例えば、会社の設立を申請するものは、会社の印鑑を、その会社の設立登記と同時に登記所に対して提出する必要があることになります。
商業登記法で定める一定の登記を申請するときには、その申請書に押印するものは必ず印鑑を提出しなければなりません。
提出しないと登記そのものが実行されないのです。
個人と異なり、提出しない自由はありません。

また、反対に会社等の法人の場合には、登記申請と離れた印鑑の提出のみという独立の制度は原則として存在しません。
また、個人と同じように、印鑑証明書の交付を登記所に対して請求することができます。

登記所は、例えば会社の設立登記の際に、商業登記規則５条に従って提出された印鑑届出書を綴りこむ印鑑記録を調製します。
また、提出できない時に備え副印鑑記録を調製します。
また、提出のあった印鑑及び印鑑届事項は、磁気ディスクに記録されます。
このように、提出された印鑑の取り扱いも決まっています。

まとめ

個人の場合は、持っている印鑑（はんこ）を住んでいる市区町村に登録する制度です。
会社等法人の場合は、印鑑を登記所（法務局）に提出する制度です。
それぞれ必要に応じ、印鑑についての証明の交付を求めることができます。