実印の役割

対面によらず書面により取引を行う場合、何らかの方法で、その書面がその名義人によって
作成されたものであることを確認しなければなりません。
他人が作った文書であれば、名義人にその内容通りの責任を負わせることができなくなるからです。
実印は、その確認のための手段を提供する制度です。

法務局は、登録者の申請により登録されたはんこについて証明書を発行しますが、はんこを登録する際には本人確認が行われます。
つまり、印鑑の登録は登録者本人にしかできません。
そのため、文書の名義人と証明書上の印鑑の登録者が同一である場合、証明書によって文書に
押された印鑑が法務局に登録されたはんこと同一であることが確認できれば、その文書はその名義人によって作られたものと考えてよいことになるのです。

実印が使われる取引

会社の実印は、主として次のような取引の際に必要になります。
たとえば、

1. 公正証書を作成するとき
2. 法人の発起人になるとき
3. 官公庁での諸手続き
4. 不動産の取引
5. 自動車や電話（加入権売買や担保にするなど）の取引
6. 金融機関からの借り入れ
7. 保険金等の受け取り

などのような取引です。
これらの取引以外にも、重要な権利義務が関わり、本人確認が強く要請される取引を行う際に、実印を求められることがあります。

まとめ

会社の実印は、公正証書の作成や官公庁での諸手続きなど、重要な権利義務が関わり、本人確認が強く要請される取引において作られる文書に使われます。

実印と認印

会社は、その設立時に必ず実印を登記所（法務局）に登録しなければなりません。
実印は会社の代表者１名につき１つしか登録できません。
例えば、会社の代表者が１名の場合、会社の実印は一つです。
これらの実印以外のはんこはすべて、認印ということになります。

会社の印鑑の種類

実印を含め会社で使われるはんこは、そこに刻まれる名義により、大きく「職印」と「組織印」とに分けることができます。
「職印」とは、ある職にいる者の職務上用いられる、その職名を刻んだ印をいいます。
会長印、社長印、部長印、支社長印などがその例です。
「組織印」とは、ある組織の業務上用いられる、その組織名を刻んだ印をいいます。
社印、事業部印、支社印などがその例です。

これ以外にも、その用途によって次のような種類にわけられます。

1. 取引銀行への届出のはんこである「銀行印」
2. 契約書に押印されるはんこである「契約印」
3. 発注書や請書に押印されるはんこである「発注印・受注印」
4. 請求書や領収書に押印されるはんこである「請求印・領収印」
5. 契約書の正本と副本、原本と写しなど２枚の書類が１枚だった証として、両方にまたがって押印されるはんこである「割印」

と言ったものです。

会社にたくさんの印鑑が必要なわけ

会社のはんこが、例えば「実印」１つしかないとすると、とても不便です。
我が国は、はんこ文化の国であり、契約書に限らず、およそ公的な性格を持った文書には、はんこを押すことが慣行になっています。
とりわけ、官公庁に提出する文書には、たとえ三文判であっても、はんこを押すことが義務付けられていたりもします。

一方、会社は、その義務遂行の過程で、日常的に大量の文書を作成します。
これらの文書の作成を一つのはんこでまかなうことは物理的に不可能です。
その使用頻度によっては、複数の部署や業務にまたがって一つのはんこを共有することが処理の遅滞を招くこともあります。
名義や用途によってはんこを使い分けることで、文書に関する責任の所在が曖昧になることを避けることができます。
必然的に、会社はその業務を円滑に遂行するために多数のはんこを必要とするのです。

まとめ

会社で使われるはんこには、実印とそれ以外の認印があります。
会社は、その業務遂行の過程ではんこを必要とする大量の文書を作成します。
そのため、会社のはんこにも、その用途に応じて、銀行印、契約印、発注印・受注印、請求印・領収印、割印など、様々な種類があります。
また、職名まで刻んだもの（職印）のほか、組織名を刻むだけのもの（組織印）もあります。

会社実印の改印手続き

会社等法人の届け出た印鑑、すなわち実印も個人の実印の場合と同じように、経年変化で摩耗したり、一部がかけたり、あるいはその他の理由で印影が不鮮明になってしまうことがあります。
それでは、会社等法人の実印の改印手続きはどのようにするのでしょうか。

会社実印を変えることを「改印」といいます。
改印については商業登記法に「改印した時も同様とする」と規定されています。
すなわち、手続きについては新たに印鑑の提出する場合を定めた商業登記規則の規定に従います。
改印の手続きは、会社の本店を管轄する登記所で行います。
支店を管轄する登記所で行うことはできません。
必要書類等としては、以下のものがあります。

1. 印鑑（改印）届書
2. 新たに届ける印鑑
3. 会社代表者（代表取締役等）の個人実印
4. その個人実印についての市区町村発行の「印鑑登録証明書」

改印関係の手続きについて、紛失も含めて具体的に説明します。
以下は法務省ホームページに掲載されている「商業・法人登記Q＆A」の要旨です。

1. 印鑑及び印鑑カードの両方を紛失した場合の対処方法
   （新たな印鑑がすぐ用意できる場合）
   会社設立時の印鑑届の手続きと同様であり、「印鑑（改印）届出」には新しい会社の印鑑のほか、会社代表者の個人の印鑑で
   市区町村に届け出た印鑑、つまり実印を押印したうえで、その「印鑑登録証明書」（作成後3ヶ月以内のもの）を併せて提出します。
   この「印鑑（改印）届書」には、改印前の会社実印を押印する必要はありません。
2. 印鑑及び印鑑カードの両方を紛失した場合の対処方法
   （新たな印鑑をすぐに用意できない場合）
   印鑑の廃止の届出及び印鑑カードの廃止の届出をします。
3. 印鑑を紛失した（印鑑カードは紛失していない）場合の対処法
   （新たな印鑑をすぐに用意できる場合）
   この場合には当該印鑑の変更（改印）届出をすることになります。
4. 印鑑を紛失した（印鑑カードは紛失していない）場合の対処法
   （新たな印鑑をすぐに用意できない場合）
   印鑑の廃止の届出及び印鑑カードの交付を受けている場合には、同時に印鑑カードの廃止の届出をします。
5. 印鑑カードのみを紛失した場合の対処法
   当該印鑑カードの廃止の届出及び新たな印鑑カードの交付の請求をすることになります。

改印手続きの留意点

改印手続きの際、印鑑届出者である会社代表者（代表取締役等）の登記記録上の住所と市区町村発行の「印鑑証明書」に記載された住所が相違する場合は、会社代表者の住所変更の登記を事前、もしくは同時に申請する必要があります。

まとめ

登記所に届け出た会社等法人の印鑑（はんこ）を変えることは商業登記法に定めるところにより可能です。

会社の印鑑カード、印鑑証明書の取得方法

会社の「印鑑証明書」を請求するには、登記所が発行する印鑑カードを提出する必要があります。
会社設立登記の完了日以降、会社の本店を管轄する登記所に対して「印鑑カード交付申請書」に会社実印を押印して提出し、交付を受けます。
印鑑カードの交付後、印鑑カードと合わせて印鑑証明書交付申請書を提出することにより、印鑑証明書を取得することができます。
印鑑カード交付申請書および印鑑証明書交付申請書の用紙は、登記所の窓口に備え付けてあります。
また、下記の法務省ホームページからダウンロードすることもできます。

登記事項証明書（商業・法人登記）・印鑑証明書等の交付請求書の様式

なお、印鑑カードの交付手続きは、本店を管轄する登記所でしか行うことができません。
しかし、印鑑カード交付後に「印鑑証明書」を請求する場合は、管轄の登記所はもちろん全国の登記所においても、印鑑カードを提示することにより、印鑑証明書の請求をすることができます。
この点も、個人の印鑑登録証明書取得の場合と異なるところです。

印鑑カードを紛失した場合は

会社の「印鑑証明書」の取得は、会社の代表者本人（もしくは、その代理人）しか請求できません。
しかし、会社の代表者の本人確認や代理人の委任状等を必要としないため、印鑑カードを紛失してしまうと、第三者に、その印鑑カードを使用して「印鑑証明書」を取得される恐れがあります。
印鑑カードを紛失した時は、すぐに当該印鑑カードの廃止手続きをして無効にするとともに、改めて印鑑カードを再発行するための手続きを、会社の本店を管轄する登記所に対して行います。
印鑑カードの廃止手続きの際、手続きのため登記所に実際に出向くもの（会社代表者本人、または代理人）について、本人であることを確認するため、運転免許証等を提示する必要があります。

まとめ

会社の「印鑑証明書」は、会社の代表者本人しか請求することができませんが、代理人による請求は可能です。（委任状等は必要ありません）
この請求には、登記所（法務局）が発行した印鑑カードの提示が必要です。

会社等法人の場合の印鑑登録のタイミング

会社等法人の場合、商業登記を申請するタイミングで、あらかじめ使用する印鑑の届け出をしなければならないことになっています。
届け出る場所は、個人の場合は、市区町村役場ですが、会社等法人の場合は、本店の所在地を管轄する登記所に対して設立登記を申請します。
一方、登記申請人となる会社の代表者（代表取締役等）は、あらかじめ印鑑を登記所に提出しなければならないため、設立登記申請書類と一緒に「印鑑届書」を提出します。
この時に提出された印鑑のことを実印あるいは会社実印といいます。
また、印鑑登録した会社の代表者（代表取締役等）が交代した時は、改めて印鑑登録を行う必要があります。

会社実印となる印鑑について

個人の場合と異なり、制限事項はそれほど多くありません。
以下の２つです。

1. 会社実印となる印鑑は、辺の長さ1cmの正方形に収まるもの、または3cmの正方形に収まらないものを使用することができません。
2. 商号に適するものでなければなりません。

上記の大きさに関する基準を満たすものであれば、丸印にかぎらず角印等を実印とすることもできますが、いわゆるシャチハタ印などの浸透印やゴム印と言った変形しやすく照合に適さない印鑑は、実印として登録することができません。
また、印鑑の表現については、個人の場合の各市町村の印鑑条例のような制限はありません。
照合ができさえすれば、以下の様な印鑑であっても届出ることができます。

1. 会社名が一切読み取れない印鑑
2. 会社名がなく個人名のみの印鑑
3. 会社名と異なる会社名が読み取れる印鑑

なお、登記官は、登記所に提出された印鑑と照合すべき登記の申請書等の印鑑が商号に適さない場合には、改印その他相当の措置をとることを求めることができます。

印鑑の提出方法は？

「印鑑届書」により届け出ます。
その印鑑届書には、会社実印のほか、会社の代表者（代表取締役等）の個人実印を押印したうえで、その押印した印鑑の作成後３ヶ月以内の印鑑登録証明書を添付しなければなりません。
なお、会社設立など登記申請と同時に印鑑届書を提出する場合、登記の添付書類として当該印鑑証明書を添付していれば、それを用いることもできます。
登記所に提出した印鑑は、印鑑記録に記録されるほか、印鑑及び印鑑届出事項は、磁気ディスクに記録されます。

まとめ

会社の印鑑（はんこ）の提出は、その会社の設立登記申請と同時に登記所（法務局）に対して「印鑑届書」を提出することにより行います。
この登記所に届けられた印鑑がいわゆる「会社実印」となります。
「印鑑届書」には会社実印のほか、会社代表者の個人実印を押印したうえで、その個人の印について「印鑑登録証明書」（作成後３ヶ月以内のもの）を合わせて提出します。
なお、外国人の場合には、印鑑届出書の署名が本人のものであることを証明する署名証明書またはサイン証明書を添付することになります。