各種法人について

1. 社団法人・財団法人
   一般社団・財団法人法に基づいて設立された一般社団法人・一般財団法人のうち、公益法人認定法にもとづいて公益性を認定された社団法人を公益性社団法人・公益財団法人、事業目的に公益性を有しないものを一般社団法人・一般財団法人といいます。
   代表者の肩書は、「理事」もしくは「代表理事」です。
2. 宗教法人
   宗教法人法に基づき法人格を取得した宗教団体をいいます。
   代表者の肩書は、「代表役員」です。
3. 学校法人
   私立学校法の定めるところにより設立される法人をいいます。
   代表者の肩書は「理事長」です。
4. その他法人
   これら以外にも「医療法人」「特定非営利活動法人（NPO）」等、多数の法人が存在しますが、いずれも法を根拠とするものです。
   なお、「共済組合」や「国民年金基金」等のように、「法人」という呼称を付していなくとも法人格を有する団体も存在します。

法人格を有しない団体

法人格を有していない団体は、単なる任意団体であって、契約等の行為当事者となることはできないのが原則です。
したがって、通常は、書面に単なる任意団体名およびその代表者である個人の押印がなされたとしても、当該書面に基づく法的効果がその団体そのものについて生じることはありません。
しかしながら、法人とほぼ同等の実質を備えていながら法令上の要件を満たさないために法人としての登記ができないことがあります。
あるいは、登記を行っていないために、法人格を有していない団体もあります。
それら、いわゆる「権利能力なき社団（財団）」には、当該団体について一定の当事者性（権利および義務）が認められることがあります。
また、訴訟行為に関しては、法人格を有しない団体であっても、代表者または管理人の定めがあることによって、当事者能力が認められます。

まとめ

様々な名称の各種法人が存在しますが、いずれも法人格を有する以上、当事者としての地位に基づく署名（記名押印）の効果という意味では、会社の署名（記名押印）と何ら異なる点はありません。
署名（記名押印）する代表者の肩書が、「代表取締役」等ではなく「理事（長）」等になることがあるという形式的な相違は生じますが、これは書面への署名（記名押印）の効果という実質的側面に何ら影響をおよぼすものではありません。

支店長名義や部門長名義による契約締結

会社が契約を締結する場合、契約書には、その会社の代表権を有する者、すなわち代表取締役名義の記名押印がされるのが通常です。
しかし、そうではなく、支店長名義、部門長名義で契約書が作成されることもよくあります。
このような契約も、その支店長あるいは部門長の与えられた代理権の範囲内に属する事項に関する契約である限り有効で、会社に対して効力を生じることになります。

支店長や部門長の代理権限

会社法は、「支配人」に会社の代理権があると規定しています。
「支配人」とは、具体的には「支店長」や「所長」、「営業所長」のように、その会社の営業所における事業を包括的に任されている人のことです。
その営業所における事業に関して、会社の包括的代理権を有しています。
したがって、ある支店の業務に関し契約を締結する場合には、その支店の支店長は、当然に
契約締結権限を有していることになるのです。
また、部長、課長という役職者についても、その担当部署の業務に関する包括的代理権限を有しています。
したがって、たとえば「営業部長」であれば営業部の、「資材部長」であれば資材部の業務範囲に属する契約について、契約締結権限を有することになります。

小さい会社であればともかく、ある程度の規模の会社になるとその取引の全てについて代表取締役が意思決定し、契約書に署名（記名押印）をすることは物理的に困難です。
もちろん、会社から代理権を与えられた者が会社（代表取締役）にかわって取引を行うことも可能ですが、反復継続して大量の取引を行う会社にとって、個別の取引ごとに代理人を選任しなくてはならないとするのも非現実的です。
支配人や部長などに上記のような包括的代理権が与えられることにより、会社としては取引ごとに代理人を選任するというな煩雑な手続きを取る必要がなくなり、他方、取引の相手方としても、その使用人の代理権の有無をいちいち調査することを必要としないため取引の安全に資することになるのです。

はんこの管理の重要性

会社のはんこは、代表者印だけでなく、支店長印や部門長印なども含め、会社の営業取引や
官公庁へ提出する重要書類など多くのシーンで使われます。
はんこの管理方法や押印手続きなどの取り扱いがずさんな場合、悪用などによって会社が大きな損害を被ることもありますので、はんこの管理を担当する部門では、はんこの管理方法をルール化するなど十分な配慮が必要です。

はんこの不正使用の態様

はんこの不正使用には、まず、

1. はんこ自体が偽造されて使用されるというケース
   が考えられます。また、
2. はんこが盗難にあうなどして、部外者に不正に使用されてしまうというケース
3. 会社の役員や従業員が、自分に与えられた権限を越えてはんこを不正に使用し、あるいは権限のない従業員が勝手に会社のはんこを不正使用する

というように、会社内部の者による不正使用のケースも想定しなくてはなりません。

具体的な管理方法

まず、１のケース（はんこ自体の偽造使用）を防ぐためには、偽造されにくいはんこを使用するといった工夫が必要です。
また、押印した書類からスキャナーで読み取られることを防止するために、名前などに一部かぶせるようにして押印するといった工夫が考えられます。
次に、２の部外者に不正使用されるケースですが、これに対しては、はんこを会社の金庫や銀行の貸金庫などに厳重に保管する、銀行印と預金通帳や手形帳を別々に保管するといった物理的な管理で対応していくことになります。
最後に、３の会社内部の者による不正使用の防止については、まず、はんこの保管及び押印の管理を誰がどのように行うかを、明確にルール化することが必要です。
これについては会社の規模によっても異なり、小さい会社であれば、重要なはんこは社長自身が保管し、すべての書類に社長自身が押印するという場合もあるでしょう。
しかし、ある程度の規模の会社であれば、通常は、はんこの保管や押印管理の仕事は総務部のような管理部門が担当することになるかと思います。
この場合、押印の手続き等について、「印章管理規程」といった社内規定を定めて明確化することが必要です。
この印章管理規程では、はんこの定義や種類、その使用範囲、管理責任者、押印手続きなどを定めることになります。
また、だれが、いつ、何の目的で、どのはんこを使用したかといった、はんこの使用履歴を残しておくことも重要です。
そのためには「印章管理台帳」「押印記録簿」といった書類を作成しておくべきでしょう。

まとめ

支店長には、その支店の事業全般についての包括的代理権限があり、部長などの役職者にも、
当該部署の担当範囲に属する事項について包括的代理権限が与えられています。
したがって、会社の支店長や担当部門長にはその業務の範囲内において契約締結権限がありますから、契約書に押された支店長印や部長印も有効となります。
代表者印に限らず、支店長印や部長印などの会社のはんこを不正に使用されると、会社が大きな損失を被ることになりかねません。
はんこの不正使用を防止するためには、はんこ自体の物理的な管理を厳重にするとともに、
印章管理規定のような社内規則を定めたり、印章管理台帳を作成・準備したりする必要があります。

実印の役割

対面によらず書面により取引を行う場合、何らかの方法で、その書面がその名義人によって
作成されたものであることを確認しなければなりません。
他人が作った文書であれば、名義人にその内容通りの責任を負わせることができなくなるからです。
実印は、その確認のための手段を提供する制度です。

法務局は、登録者の申請により登録されたはんこについて証明書を発行しますが、はんこを登録する際には本人確認が行われます。
つまり、印鑑の登録は登録者本人にしかできません。
そのため、文書の名義人と証明書上の印鑑の登録者が同一である場合、証明書によって文書に
押された印鑑が法務局に登録されたはんこと同一であることが確認できれば、その文書はその名義人によって作られたものと考えてよいことになるのです。

実印が使われる取引

会社の実印は、主として次のような取引の際に必要になります。
たとえば、

1. 公正証書を作成するとき
2. 法人の発起人になるとき
3. 官公庁での諸手続き
4. 不動産の取引
5. 自動車や電話（加入権売買や担保にするなど）の取引
6. 金融機関からの借り入れ
7. 保険金等の受け取り

などのような取引です。
これらの取引以外にも、重要な権利義務が関わり、本人確認が強く要請される取引を行う際に、実印を求められることがあります。

まとめ

会社の実印は、公正証書の作成や官公庁での諸手続きなど、重要な権利義務が関わり、本人確認が強く要請される取引において作られる文書に使われます。

実印と認印

会社は、その設立時に必ず実印を登記所（法務局）に登録しなければなりません。
実印は会社の代表者１名につき１つしか登録できません。
例えば、会社の代表者が１名の場合、会社の実印は一つです。
これらの実印以外のはんこはすべて、認印ということになります。

会社の印鑑の種類

実印を含め会社で使われるはんこは、そこに刻まれる名義により、大きく「職印」と「組織印」とに分けることができます。
「職印」とは、ある職にいる者の職務上用いられる、その職名を刻んだ印をいいます。
会長印、社長印、部長印、支社長印などがその例です。
「組織印」とは、ある組織の業務上用いられる、その組織名を刻んだ印をいいます。
社印、事業部印、支社印などがその例です。

これ以外にも、その用途によって次のような種類にわけられます。

1. 取引銀行への届出のはんこである「銀行印」
2. 契約書に押印されるはんこである「契約印」
3. 発注書や請書に押印されるはんこである「発注印・受注印」
4. 請求書や領収書に押印されるはんこである「請求印・領収印」
5. 契約書の正本と副本、原本と写しなど２枚の書類が１枚だった証として、両方にまたがって押印されるはんこである「割印」

と言ったものです。

会社にたくさんの印鑑が必要なわけ

会社のはんこが、例えば「実印」１つしかないとすると、とても不便です。
我が国は、はんこ文化の国であり、契約書に限らず、およそ公的な性格を持った文書には、はんこを押すことが慣行になっています。
とりわけ、官公庁に提出する文書には、たとえ三文判であっても、はんこを押すことが義務付けられていたりもします。

一方、会社は、その義務遂行の過程で、日常的に大量の文書を作成します。
これらの文書の作成を一つのはんこでまかなうことは物理的に不可能です。
その使用頻度によっては、複数の部署や業務にまたがって一つのはんこを共有することが処理の遅滞を招くこともあります。
名義や用途によってはんこを使い分けることで、文書に関する責任の所在が曖昧になることを避けることができます。
必然的に、会社はその業務を円滑に遂行するために多数のはんこを必要とするのです。

まとめ

会社で使われるはんこには、実印とそれ以外の認印があります。
会社は、その業務遂行の過程ではんこを必要とする大量の文書を作成します。
そのため、会社のはんこにも、その用途に応じて、銀行印、契約印、発注印・受注印、請求印・領収印、割印など、様々な種類があります。
また、職名まで刻んだもの（職印）のほか、組織名を刻むだけのもの（組織印）もあります。