実印の役割

対面によらず書面により取引を行う場合、何らかの方法で、その書面がその名義人によって
作成されたものであることを確認しなければなりません。
他人が作った文書であれば、名義人にその内容通りの責任を負わせることができなくなるからです。
実印は、その確認のための手段を提供する制度です。

法務局は、登録者の申請により登録されたはんこについて証明書を発行しますが、はんこを登録する際には本人確認が行われます。
つまり、印鑑の登録は登録者本人にしかできません。
そのため、文書の名義人と証明書上の印鑑の登録者が同一である場合、証明書によって文書に
押された印鑑が法務局に登録されたはんこと同一であることが確認できれば、その文書はその名義人によって作られたものと考えてよいことになるのです。

実印が使われる取引

会社の実印は、主として次のような取引の際に必要になります。
たとえば、

1. 公正証書を作成するとき
2. 法人の発起人になるとき
3. 官公庁での諸手続き
4. 不動産の取引
5. 自動車や電話（加入権売買や担保にするなど）の取引
6. 金融機関からの借り入れ
7. 保険金等の受け取り

などのような取引です。
これらの取引以外にも、重要な権利義務が関わり、本人確認が強く要請される取引を行う際に、実印を求められることがあります。

まとめ

会社の実印は、公正証書の作成や官公庁での諸手続きなど、重要な権利義務が関わり、本人確認が強く要請される取引において作られる文書に使われます。